Qu’est-ce qu’une politique voyages ?
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Qui est-il ? Que fait-il ?
Il a pour mission d’organiser les voyages d’affaires des collaborateurs de l’entreprise, et de ses invités. Il est l’interlocuteur privilégié de l’ensemble des voyageurs mais aussi de la direction achats ou RH de l’entreprise.
Dans le cadre d’une nouvelle consultation, le chargé de voyages participe activement à la rédaction du cahier des charges et à l’analyse des offres des différents fournisseurs.
Selon l’importance du budget voyages de la société, il travaille seul ou au sein d’une équipe « voyages » pilotée par un responsable nommé Travel Manager.
Comment gère-t-il les déplacements ?
- Par l’analyse des demandes de voyages
- Par la rechercher des meilleures solutions, en ligne avec la politique voyages
- En proposant et expliquant aux voyageurs la ou les alternatives proposées
- En réservant les titres de transport et d’hébergement (Aérien, ferroviaire, maritime, voiture) soit en direct auprès de l’agence partenaire soit via un outil de réservation en ligne
- En gérant les modifications demandées et en suivant les surcoûts engendrés
- En annulant les déplacements non effectués
- En s’assurant de la bonne réception des documents de voyages
- En contrôlant les factures et avoirs
- En informant le prestataire « Sécurité » selon le pays de destination
Quels sont ses autres rôles ?
- Garantir l’application de la politique voyages
- Limiter les gaspillages
- Promouvoir les meilleurs « routes »
- Rappeler les règles en matière de frais de déplacement
- Analyser et expliquer les dérives aux voyageurs
- Remonter les dérives aux hiérarchiques
- Suivre le budget déplacements
- Gérer les problèmes et litiges pendant et après les voyages
- En situation de crise (grève, surbooking, annulation transporteur…), aider les voyageurs, adapter les réservations si nécessaire
- En cas de difficulté avec l’agence de voyages : analyser les origines du disfonctionnement, demander réparation et suivre la résolution des litiges
- Assurer un suivi du marché du voyage d’affaires (nouveautés fournisseurs, évolutions technologiques, nouveaux acteurs…)
- Organiser des événements spécifiques (séminaires, congrès…)
- Gérer les affrètements
L’évolution de l’industrie du voyage d’affaires, la multiplication des déplacements, la multiplicité des canaux de réservation favorisent la création d’un « Bureau des voyages ».
Quels sont les avantages de la création d’un « Bureau voyages » ?
- Économie : confier les réservations à un(e) ou des chargé(e)s de voyages limite les dérives et encourage les voyageurs à limiter les mauvais comportements et donc les gaspillages. Toutes les entreprises ayant des bureaux voyages constatent d’importantes économies pouvant atteindre 18 % du budget voyages en quelques mois. Les salariés se consacrent à leur cœur de métiers et ne perdent pas de temps en recherches et préparation de leurs voyages.
- Service : les voyageurs bénéficient d’une expertise métier auprès du chargé de voyages. Ces experts étant eux aussi salariés de l’entreprise, les objectifs des voyageurs et des réservataires sont convergents.
- Sécurité : toutes les réservations étant prises en charge par les chargé(e)s de voyages, l’application des règles et consignes de Sûreté sont systématiques.
