7 raisons pour confier l’organisation de vos déplacements à une agence de voyages
5 septembre 2022
Les acteurs majeurs du Business Travel à l’IFTM
23 septembre 2022
Vous réfléchissez à améliorer votre organisation et la gestion de votre budget voyages ?
Cet article va vous permettre de découvrir les différentes solutions de gestion de voyages d’affaires du marché.
Quels sont les choix qui s’offrent à vous ?
Gestion de votre budget voyages en mode décentralisé ?
Nombreuses sont encore aujourd’hui les PME qui gèrent leurs déplacements professionnels via des sites dits « grand public » (sites compagnies aériennes, SNCF, hôteliers, divers comparateurs…)
Ces sites restent un cauchemar pour la gestion des déplacements professionnels imposant aux collaborateurs de rechercher les meilleures solutions par eux-mêmes, d’avancer les dépenses, de gérer leurs notes de frais…
En cas de modification ou d’annulation, le voyageur est seul, sans aucune assistance, et souvent dans l’urgence il achète un nouveau billet sans parfois pouvoir être remboursé du premier achat.
En cumulant ces pertes de temps et d’énergie, les sites « grand public » représentent un coût considérable pour les entreprises, avec un service clients qui n’est pas à la hauteur de leurs besoins et attentes.
Gestion de votre budget voyages par une agence de voyages en mode « Off Line »
Dans ce cas, le process de réservation n’est pas automatisé ; les demandes de voyages sont effectuées par téléphone ou mail.
Le voyageur ou le chargé de voyages doit alors attendre la proposition de l’agence avant de pouvoir valider son choix.
Ces opérations sont donc chronophages et constituent un risque quant au coût final du déplacement.
La difficulté de ce mode de fonctionnement réside également dans le respect du process de validation du voyage par le manager.
Les prestations de service facturées par l’agence seront variables en fonction du type de prestation réservé et tiendront compte du temps de traitement de la demande.
En résumé, le coût d’un service « Off Line » sera plus onéreux que si la réservation était gérée en ligne.
Ce service répond néanmoins d’une part aux attentes des voyageurs qui souhaitent plus de flexibilité, un service client disponible et réactif et d’autres par aux sociétés dont le trafic est complexe ou qui nécessite une attention toute particulière type VIP..
C’est en cela que réside tout l’avantage du service agence Off Line
Autre avantage, la centralisation des réservations est aussi l’occasion de supprimer les notes de frais, la suppression des avances sur frais, par la mise en place d’un paiement centralisé agence. (Avantage valable également pour l’agence hybride)
Gestion de votre budget voyages par une agence de voyages en mode Hybride
Les entreprises, quelle que soit leur taille, s’efforcent de simplifier la réservation et la gestion des déplacements professionnels de leurs collaborateurs tout en s’assurant du respect de la politique voyages.
Afin de répondre à une demande sans cesse croissante, des éditeurs ont mis au point des plateformes logicielles accessibles par l’intermédiaire d’outils de réservation en ligne (self-booking tools - SBT).
Ces systèmes de réservation en ligne sont aujourd’hui incontournables pour une très grande majorité des sociétés.
Les voyageurs d’affaires les plébiscitent d’ailleurs de plus en plus car ils leur permettent de gagner un temps considérable tout en n’ayant plus à avancer les frais. Il doit leur permettre de réserver, modifier et annuler leurs déplacements professionnels en toute autonomie dans le respect de la politique voyages. Leurs déplacements peuvent également être directement validés par leur hiérarchique.
Votre agence de voyages doit être en capacité de vous en proposer un, tout en maintenant un service clients Off Line de qualité.
Cette solution hybride de gestion des voyages d’affaires permet de réduire de 30 à 35 % vos dépenses grâce à un meilleur contrôle des déplacements et des tarifs.
La simplicité et l’ergonomie de ces plateformes favorisent leur adoption par les voyageurs et / ou chargés de voyages.
Attention : ces outils permettent de gérer les déplacements simples. Pour les demandes de voyages complexes, le service Off Line de l’agence reste essentiel et prioritaire.
Comment bien choisir son SBT ?
De par la multiplicité des offres technologiques, il devient de plus en plus complexe de choisir le meilleur outil pour organiser vos déplacements professionnels.
Afin d’offrir la meilleure expérience possible à vos collaborateurs, il faut choisir une solution selon les critères suivants :
- Une interface moderne, simple et ergonomique
- Une offre exhaustive (aérienne, ferroviaire, locations de voitures, hébergement)
- Un coût d’implémentation « raisonnable »
- Un service client Off Line irréprochable
C’est pourquoi avant de sélectionner une solution en ligne, il est essentiel de faire un état des lieux de votre organisation actuelle.
Il est important de bien comprendre les process actuels et les attentes de tous les intervenants. Nous vous conseillons donc d’échanger avec chacun eux :
- Les collaborateurs qui réservent et/ou voyagent
- Les chargés de voyages et/ou assistants de direction qui réservent pour les salariés
- Les personnes qui contrôlent et valident les déplacements professionnels
- Les équipes "finance et comptables" qui s'occupent des notes de frais, des factures et du remboursement des dépenses
Une fois ce sondage effectué, vous pourrez comparer les solutions de gestion des voyages d’affaires qui s’offrent à vous.
Pour bien choisir son SBT, il convient de prendre en compte les règles de la politique de voyages et de vérifier les processus d’approbation.
Autres critères méritant l’attention : l’intégration de tous les moyens de paiement, la dématérialisation des factures. le niveau d’intégration des notes de frais.
Quels sont les avantages de la réservation en ligne ?
- Grâce à l’outil de réservation en ligne, le voyageur ou son assistant accède aux différentes alternatives autorisées par la société pour effectuer ce voyage : en avion (compagnies régulières ou low cost), ou en train. Ces propositions lui sont présentées selon plusieurs critères de comparaison et selon la politique voyages définie : tarifs, préférences, fournisseurs, classes...
L’utilisateur de la plateforme peut donc choisir, en temps réel, le mode de transport et l’hébergement, le plus adapté à son déplacement tout en respectant les règles définies par la politique de voyages de l’entreprise. - L’outil est paramétré avec la politique voyages de chaque statut de collaborateur. Par exemple, et selon la demande du client, si les cadres ne sont autorisés à séjourner que dans des hôtels trois étoiles, aucun établissement de catégorie supérieure ne s’affichera lors de la phase de recherche. Dans le cas d’une réservation par téléphone ou par courriel, un assistant zélé, ne souhaitant pas mécontenter son supérieur, pourrait être tenté de le surclasser en demandant à l’agence de réserver une catégorie d’hôtel à laquelle il n’a pas forcément droit.
- L’affichage multimodal permet de visualiser sur un même écran les disponibilités et les prix du train, des compagnies aériennes à bas coûts et des compagnies traditionnelles. Confrontés à un large choix d’offres, les utilisateurs des outils de réservation en ligne ont tendance à réserver des voyages moins chers.
- L’outil procure également de précieux renseignements pour l’organisation d’une mission : plan de cabine de l’avion, photographies et localisation géographique des hôtels, sans oublier la synchronisation avec les agendas électroniques.
- Le voyageur gère librement les données de son profil
- Le réservataire peut réserver plusieurs alternatives de voyages en option et en gérer lui-même la confirmation ou annulation
Afin de vous aider à faire le meilleur choix en fonction de vos besoins, je vous présente les solutions les plus utilisées sur le marché français.
Supertripper est la nouvelle agence de voyages française spécialiste des déplacements professionnels.
Alliant la meilleure technologie du marché à un service d'accompagnement d'experts business travel.
Propriétaire et développeur de sa propre technologie, Supertripper a créé un outil novateur regroupant les parties réservations, reporting et facturation.
Supertripper est aujourd'hui la seule agence du marché à proposer la modification et l'annulation des trains directement via sa plateforme ou application mobile, et cela sans aucun frais d'agence.
Elle est destinée à des sociétés de toutes tailles ayant tous types de déplacements
Goelett (ex Rydoo Travel), propiété de CDS Groupe, est venue bousculer le marché du SBT en France ces dernières années.
Découvrez plus en détail l'histoire de Goelett dans mes "Actualités"
Son objectif : Etre aussi simple, ludique qu’un site « grand public » mais avec les performances d’un outil destiné aux voyageurs d’affaires.
Cette plateforme est un outil mutualisé mis à disposition des entreprises par différents réseaux d’agences de voyages en France et à l’étranger.
Elle est destinée à des sociétés de toutes tailles ayant tous types de déplacements
Egencia a été créée au début des années 2000 en France puis a été rachetée par Expedia avant de rejoindre Amex GBT en novembre 2021.
Les sociétés ont donc accès à l’ensemble du catalogue très large d’Expedia mais dans un environnement destiné aux entreprises.
La vision de l’entreprise était d’offrir à la fois une plateforme en ligne en plus d’un accompagnement par téléphone et par mail.
Un des avantages de cette solution est que clients et agents Egencia travaillent sur la même plateforme informatique.
Cette plateforme est destinée à des sociétés de toutes tailles ayant tous types de déplacements
Concur permet de gérer la réservation des déplacements professionnels et des notes de frais.
Entreprise américaine lancée en 1993, Concur est une filiale de SAP.
La plateforme est très majoritairement présente au sein des très grandes entreprises et de celles de taille intermédiaire.
Seules les agences partenaires de Concur peuvent proposer cette solution.
Solution de réservation en ligne du GDS Amadeus, Cytric permet de mettre en œuvre une gestion des voyages d’affaires efficace et rationalisée.
Il offre une expérience de réservation personnalisée et fluide grâce aux canaux préférés de vos voyageurs d’affaires.
Vous gardez le contrôle et la visibilité sur votre budget déplacements pendant tout le processus de réservation.
Cette plateforme est destinée à des sociétés de toutes tailles ayant tous types de déplacements
Agence de voyages d’affaires traditionnelle mondiale, elle compte parmi ses clients les plus grandes entreprises françaises.
CWT a développé sa propre interface en ligne : myCWT.
À l’image d’Egencia, CWT offre donc un plateau d’affaires avec en support une plateforme pour planifier et gérer les déplacements professionnels.
myCWT répond aux besoins des grands groupes qui ont des problématiques complexes de gestion des équipes et des politiques voyages très variées selon leurs différentes entités.
CWT offre la possibilité de récupérer des rapports analytiques très poussés.
CWT s’adresse majoritairement aux grandes, très grandes entreprises et multinationales.
KDS devient Neo Technology Group : La solution American Express GBT
Neo est une offre à l’image de Concur, Cytric et Rydoo ; il s'agit d'une solution de gestion des déplacements professionnels, à utiliser conjointement avec une agence de voyages traditionnelle.
American Express GBT est l’un des leaders mondiaux et historiques du voyage d’affaires.
American Express GBT s’adresse majoritairement aux grandes, très grandes entreprises et multinationales.
