Faut-il confier la gestion de vos déplacements à un(e) chargé(e) de voyages ?
30 août 2022
S’organiser et choisir un outil de réservation en ligne (SBT)
12 septembre 2022
01. Des voyages au meilleur prix
Une agence de voyages propose aux entreprises l’exhaustivité des offres du marché (transporteur réguliers, low cost, chaînes hôtelières ou groupements indépendants…), tout en négociant auprès des principaux fournisseurs leurs propres tarifs négociés (transport, hébergement, location de voitures…). En faisant appel à une agence de voyages, vous obtiendrez dans la plupart des cas un meilleur tarif que si vous deviez faire la réservation vous-même.
02. Des économies de temps et d'argent
Un ingénieur, un cadre peut-il perdre du temps et donc de l’argent à naviguer sur différents sites internet pour rechercher la meilleure solution à son déplacement ? Économiser du temps et de l'argent sont deux avantages évidents de faire appel à une agence de voyages. De par leur expertise, les conseillers voyages trouvent facilement les meilleures offres. Les agences de voyages expérimentées sont en mesure d'optimiser votre budget voyages en vous faisant économiser du temps et de l'argent.
03. Une assistance 24h/24
Votre agence de voyages sera au service des collaborateurs de l’entreprise en 24h/24, 365j/365. Quel que soit votre besoin, vous êtes en France ou à l’étranger l’assistance de votre agence est réelle. Votre voyageur n’est pas isolé et les coûts éventuels engagés sont directement facturés à votre entreprise.
04. Une garantie de respect de votre politique de voyages
Votre agence de voyages est garante de l’application de votre politique en préconisant, orientant vos collaborateurs sur des choix conformes. En confiant vos déplacements à une agence de voyages, vous vous assurerez que votre personnel adhère à votre politique voyages.
05. Des systèmes de réservation performants et globaux
Les agences de voyages ont accès aux meilleurs outils technologiques pour effectuer vos réservations (GDS : Amadeus, Sabre, Travelport..., systèmes intégrés).
Liés aux outils agences, vous pouvez également bénéficier d’outils de réservation en ligne pour donner une plus large autonomie de réservation à vos collaborateurs tout en appliquant vos règles internes de voyages. Ces outils sont également accessibles en mobilité.
06. Un service complet
En plus de réserver vos vols, trains, chambres d’hôtels, locations de voitures, votre agence de voyages peut également gérer vos demandes de visas, vos assurances, vos besoins de salles de réunions, séminaires…
Une agence de voyages vous fournit un service complet avant, pendant et après le voyage afin que vous n'ayez à vous soucier de rien.
07. Des conseillers voyages dédiés
La dernière raison d'utiliser une agence de voyages est son engagement à vous accompagner dans la gestion de votre budget voyages. Toutes les informations relatives à votre politique voyages, à vos voyageurs sont connues par l’ensemble des conseillers voyages qui vous sont dédiés. Ces informations enregistrées dans des profils rendent l’organisation de vos voyages simples et précis. Enfin des points de suivi réguliers sont organisés sur l’ensemble de votre activité voyages avec pour objectif de corriger les éventuelles anomalies constatées, mettre en place des axes d’améliorations et / ou négociations spécifiques.
Comment sélectionner la bonne agence de voyages ?
Un élément clé à la sélection de votre agence de voyages est de vous assurer qu'elle corresponde à la culture de votre entreprise, à vos valeurs. Comme ses conseillers voyages travailleront en étroite collaboration avec votre personnel, ils doivent adhérer à vos politiques et valeurs.
Elle devra aussi être de capacité :
- De vous assurer un service personnalisé et de qualité
- D’être réactif à vos demandes et dans le suivi de l’ensemble de vos déplacements
- De s’adapter à vos spécificités
- De gérer tous les moyens de transport (aérien, ferroviaire, maritime, location de voiture), prestations d’hébergement et prestations annexes
- De vous proposer un accueil en 24/24, 365/365
- De vous proposer un outil de réservation en ligne qui vous garantisse le respect de votre politique voyages et de votre processus de validation des réservations.
- De vous garantir le respect de vos processus administratifs (émission de factures, demandes de remboursement, analytiques comptables...)
- De vous fournir différents états statistiques pour le bon suivi de votre budget voyages
