Faut-il confier la gestion de vos déplacements à un(e) chargé(e) de voyages ?
30 août 2022
Les déplacements professionnels sont en général le 2ème ou 3ème poste de dépense de l’entreprise (hors matières premières). Lorsqu’ils se multiplient et se diversifient, il est essentiel de les structurer et de les encadrer par une politique voyages.
La politique voyages permet ainsi de définir des règles communes à tous les collaborateurs (ou famille de collaborateurs) dans l’organisation de leurs voyages, et de surveiller au mieux ce budget.
Concrètement, qu’est-ce qu’une politique voyages ?
Une politique voyages est le document interne, qui régule l’organisation des déplacements professionnels de l’ensemble des collaborateurs (montant des dépenses autorisées, modes de transport, types d’hébergement, process de validation...), quel que soit leur statut.
La politique voyages est également bénéfique en cas de contrôle URSSAF. Les notes de frais liées aux déplacements professionnels font en effet l’objet d’un strict encadrement légal et social. Mettre en place une politique voyages renforce la transparence de l’entreprise.
Quel est le contenu d'une politique voyages ?
Les sujets majeurs de la politique voyages sont :
- Quels modes de transport utiliser ?
- Selon le temps de transport
- Selon la destination
- Quelle classe de transport utiliser ?
- Quels types d’hébergement autoriser ?
- Hôtels, appartement, chambre d’hôtes
- Nombre d’étoiles pour les établissements classés
- Montant de dépense par nuitée
- Type de plan repas autorisé
- Location de voitures, véhicule de service ou de fonction
- Taxi, VTC et transport en commun (bus, métro, tramway...)
- Montant autorisé des repas : collaborateur et invité
- Les règles de sécurité des collaborateurs pendant le voyage (ex : nombre de voyageurs dans le même avion...)
- Le process interne de validation et d’approbation des dépenses de déplacement,
- Les fournisseurs (compagnies aériennes, chaînes hôtelières...) à privilégier ou à éviter,
- Les modalités de réservation des logements et transports,
Pour qu’elle soit pertinente, une politique voyages doit être suffisamment exhaustive pour traiter l’ensemble des aspects d’un déplacement professionnel.
Comment définir une politique voyages ?
La « bonne » politique voyages est celle le mieux adaptée aux besoins de l’entreprise. Il est donc nécessaire d’analyser l’existant, définir ou redéfinir les besoins réels de l’entreprise, et ensuite de les mettre en adéquation avec le budget de l’entreprise.
L’entreprise peut désigner un responsable du budget déplacements, nommé « Travel Manager ». Il ou elle sera en charge de définir et de faire respecter la politique voyages par l’ensemble des utilisateurs de l’entreprise.
La politique voyages est bien sûr évolutive en fonction du contexte économique ou simplement du contexte de l’entreprise.
Quel équilibre trouver entre confort du collaborateur et coût du déplacement ?
Le confort du collaborateur ne doit ainsi pas être négligé afin qu’il puisse mener à bien sa mission et atteindre ses objectifs.
L’entreprise doit donc trouver un juste équilibre entre économie budgétaire et bien-être du salarié en déplacement. Le confort ne s’arrête pas au choix d’une classe de transport ou d’un hôtel confortable ; l’optimisation du temps global du voyage reste essentielle : temps de transport, hôtel proche du lieu de rendez-vous...
Il est aussi important de s’interroger sur la réelle nécessité du déplacement ; en effet beaucoup de voyages peuvent aujourd’hui être effectués à distance grâce aux différents outils technologiques du marché.
